Como contratar a recepcionista ideal para o meu consultório, o que devo avaliar na contratação?

A recepcionista é, muitas vezes, o primeiro contato do paciente com o seu consultório ou clínica e por ser um dos cartões de visita e desempenhar funções muito importantes para o bom funcionamento do negócio, é essencial encontrar um perfil de secretária ideal para seu consultório.

Para iniciar é importante que você entenda que a sua recepcionista é diretamente proporcional ao seu resultado, ou seja, tem uma responsabilidade muito grande em sua clínica. Ela é quem tem o primeiro e o último contato com o seu bem mais precioso: seu paciente 💎

• Quando um possível cliente liga para o seu consultório demonstrando interesse, quem faz o primeiro atendimento deste cliente?
• Quando seu paciente chega no consultório, quem o recebe presencialmente?
• Quem fica em contato com o paciente enquanto ele aguarda na recepção, paga os honorários, é lembrado da consulta...?
• E quando seu paciente se despede, qual a última pessoa que provavelmente ele veja?

Muito possivelmente você respondeu – a recepcionista – em todos, ou na maioria, não é mesmo? Conseguiu entender o tamanho do impacto do atendimento dela em seus resultados? Se o cliente for mal atendido no telefone ou mal recebido ao chegar ou sair da clínica, ele provavelmente não voltará, afinal, hoje ele tem um “mar” de opções, e a exigência está lá em cima.

É papel desta profissional realizar um excelente atendimento aos pacientes, assim como executar atividades administrativas, como agendamentos, emissão de autorizações de planos de saúde, cadastro de pacientes, recebimento de pagamentos e entrega de comprovantes, administração e arquivamento de documentos, pagamentos, entre outras tarefas.

Mas além de apresentar as competências técnicas e habilidades para exercer as tarefas mencionadas acima, ela PRECISA GOSTAR DE PESSOAS – na minha opinião é a principal característica, afinal, ela estará constantemente em contato com a matéria-prima, por assim dizer, que faz todo o seu negócio funcionar: O PACIENTE. Então, saber se comunicar bem com todos os tipos de pessoas, saber lidar com diferentes temperamentos, idades, culturas... é primordial!

Antes de sair por aí tentando achar essa pessoa, você precisa primeiro se planejar. Identificar o seu negócio, identificar as tarefas que esta pessoa irá exercer, quais características você quer que esta pessoa possua, o seu público (jovem, idoso) e claro, ter as referências básicas de um perfil ideal para a recepção. 

Vou te dar +4 dicas do que avaliar durante uma entrevista ou período de teste.

DICA 1. Analise a personalidade

Por mais que o currículo seja impecável, quem fez a indicação falou muito bem ou a empresa de recrutamento (caso você tenha contratado uma) já tenha efetuado todas as etapas do processo, é na entrevista que você terá a chance de avaliar várias questões.

Nessa conversa, além de verificar como essa pessoa se apresenta, se comporta e se comunica, observe também detalhes da personalidade que são importantes para o cargo. Veja se ela demonstra ser proativa, se tem empatia com as pessoas, se consegue ouvir e ser ouvida...

Analise todas essas características, que nem sempre podem ser respondidas com uma simples pergunta, por isso a importância de se planejar antecipadamente. Formule várias perguntas para fazer durante a entrevista, foque em perguntas que vão responder se ela possui ou não as características que você está buscando.

Observe características como: se ela é mal-humorada, sem educação, se é paciente, atenciosa e de confiança. Infelizmente é extremamente difícil mudar o comportamento de uma pessoa, pois ele é formado desde crianças e envolve questões culturais e de educação.

 DICA 2. Habilidades técnicas

Faça um teste prático para saber como a candidata organiza sua rotina quando tem múltiplas tarefas para realizar (muito comum no dia a dia de uma recepcionista, não é mesmo?)

Ter senso de urgência, organização e rapidez, sem perder a qualidade do trabalho e o bom humor, são requisitos essenciais.

É imprescindível que ela saiba priorizar e manter a calma para que o ambiente esteja sempre tranquilo.

Além destas tarefas básicas, muitas vezes as recepcionistas são responsáveis pela cobrança, controle de estoque, relacionamento com laboratório, gestão das redes sociais da clínica, limpeza…Devo sempre ressaltar que a responsabilidade do treinamento, acompanhamento e motivação é totalmente sua, tenha isso em mente, saiba o que você deseja e ensine essa pessoa e procure sempre dar o máximo de atenção a ela e a qualidade do serviço que ela está prestando para seus clientes. 

DICA 3. Seja detalhista ao escolher o perfil de secretária ideal para seu consultório

Faça pelo menos 3 entrevistas, anote o máximo de informações possíveis, avalie as respostas do questionário e escolha a que combina mais com a cultura da sua empresa. A sinergia entre a clínica e a nova profissional precisa ser verdadeira. Observe o que não está sendo dito com palavras na entrevista: linguagem corporal, postura, timbre de voz e confiança e seja bastante rigoroso quanto aos valores inegociáveis: honestidade, comprometimento e ética, por exemplo.

DICA 4. Busque alguém que esteja constantemente atualizado

E isso não tem nada a ver com idade. Do mesmo jeito que há muitos jovens que não buscam ficar por dentro das novidades, e que não julgam necessário atualizar seus conhecimentos há também profissionais mais experientes que estão sempre em busca das inovações do mercado, como utilizar novos aplicativos.

Encontrar uma pessoa aberta às novas tecnologias e com facilidade para aprender rápido, com certeza será um diferencial dentro do consultório ou da sua clínica, sem contar a alta produtividade.

Espero que essas dicas te ajudem a fazer uma ótima contratação e que juntos vocês possam conseguir resultados maravilhosos, para o bem de todos, especialmente um atendimento de qualidade ao paciente.

E não esqueça de checar o que seus pacientes acham dela, quais são os pontos fortes e a melhorar, não apenas no início das atividades, mas de tempos em tempos é importante essa avaliação. Não deixe também de dar feedbacks constantes e acompanhar seu desenvolvimento profissional, lembre-se: a responsabilidade é sua.

Um grande abraço,

E vamos juntos, porque juntos vamos mais longe! :)