3 passos para um planejamento estratégico no seu consultório odontológico

Tenho certeza que se sentássemos agora, você e eu, e eu lhe pedisse pra listar tudo o que você te atrapalha a conseguir resultados melhores, a falta de planejamento estaria entre eles.

Mas como fazer o planejamento sem saber quais atitudes são necessárias para atingir o objetivo? Pior ainda, como se planejar sem saber qual o objetivo principal a ser alcançado? Pensa nisso!

Dr. (a), a falta de planejamento não vai permitir que você se organize, e você pode acabar “deixando a vida o levar” e o resultado alcançado quase sempre não é o desejado.

Quero através desse artigo, te dar uma luz sobre como montar seu Planejamento Estratégico. E fique tranquilo se você acha que é uma coisa de outro mundo.

“Planejamento estratégico é o processo de elaborar a estratégia de uma organização e definir como ela pode ser alcançada.”

Ou seja, a empresa reconhece a sua situação atual e faz uma projeção de futuro, isto é, como ela deseja estar daqui a alguns anos. Essa visão de longo prazo prevê mudanças que ajudem na diferenciação de negócio. Neste momento, o seu planejamento estratégico não deve ser muito denso, detalhes demais podem te fazer desanimar e abandonar a jornada! Mas claro, não vá fazer de forma tão simples que no final acaba não dizendo nada.

Você vai conseguir realizar um bom planejamento estratégico, respondendo essas 3 questões:

1) Onde sua empresa está atualmente?

2) Onde você quer chegar?

3) Como você pretende chegar?

PASSO 1: ONDE ESTAMOS ATUALMENTE?

Qual é o cenário do seu consultório no mercado?

Primeiro, o autoconhecimento é algo essencial para tomarmos decisões. Nós, como empresas, precisamos ter confiança para dar passos à frente em nossos processos. E para isso, a análise de diversos aspectos é fundamental para se chegar a um melhor resultado. Como fazer isso?

Existem diversas metodologias que podem nos auxiliar na execução do planejamento da nossa empresa, aqui eu vou te apresentar a Análise SWOT.

ANÁLISE SWOT

Strengths = Forças

Weaknesses = Fraquezas

Opportunities = Oportunidades

Threats = Ameaças

A ideia por trás destas 4 palavras está em relacionar suas Forças e Fraquezas para entender como elas podem ajudar (ou atrapalhar, no caso das Fraquezas) a potencializar Oportunidades e se proteger das Ameaças.

PONTOS FORTES

Anote tudo aquilo que te faz diferente, melhor e que torna seu consultório especial.

Por exemplo:

• Qualificações técnicas / equipe multidisciplinar;
• Atendimento no horário;
• Utilização de câmera intra-oral em todos os diagnósticos;
• Entrega do portfólio da clínica a todos novos pacientes;
• Utilização de materiais de última qualidade;
• Raio-x digital;
• Kit's personalizados para os pacientes;
• Estrutura física muito moderna e bonita;
• Tv com programação específica do consultório;
• Excelente atendimento da recepcionista e dentistas da equipe;
• Padronização de uniforme;
• Remuneração correta dos dentistas da equipe, de modo que gere lucros;
• Sistema de confirmação de consulta;
• Excelente relacionamento com os pacientes;
• Condições de pagamento acessíveis (boleto, cartão de crédito);
• Presença nas redes sociais.

Esses são apenas exemplos. Faça a sua lista, com os seus pontos fortes!

PONTOS FRACOS

Este é o momento onde você deverá descrever quais são seus pontos fracos, ou seja, aquilo que você poderia melhorar em todas as áreas do seu consultório (habilidades técnicas equipamentos, estrutura física, funcionários, marketing, financeiro).

É importante que você seja bastante específico neste posicionamento.

Por exemplo:

• Não utilizo um software de gerenciamento (não tenho controle do meu consultório/clínica de forma digital);
• Minha recepcionista não está treinada, não tenho dentistas especialistas trabalhando comigo ou em parceria;
• Falta de padronização na uniformização dos funcionários;
• Falta de controle financeiro como fluxo de caixa, custo hora clínica;
• Não trabalho com checklist e padronização dos processos;
• Não realizar avaliação com a câmera intra-oral;
• Não realizo nenhum tipo de estratégia de Marketing;
• Recebimento dos pagamentos apenas em dinheiro (dificuldade no pagamento).
• Minha estrutura física não tem um diferencial e nenhum atrativo para o paciente.

Não tenha receio ou medo de expor suas fraquezas, anote todos os pontos fracos que você encontrar em seu consultório, se possível, peça a ajuda de alguém (secretária, amigo e até outro colega dentista). E lembre-se, você só conseguirá resolver e ter como prioridade estas soluções, se tiver claro quais são as fraquezas.

OPORTUNIDADES

Estão relacionadas às situações que poderão afetar positivamente o seu negócio. Portanto, avalie as potencialidades da clínica com o cenário externo.

Por exemplo:

• O que você entrega tem grande procura na sua localidade;
• Ausência de conhecimentos de gestão por parte da concorrência;
• Ausência de marketing odontológico na região por parte da concorrência;
• Abertura de algum estabelecimento que trará desenvolvimento a sua região (ex: shopping).

AMEAÇAS

Avalie tudo aquilo que poderia ser considerado ameaça ao seu negócio, ou que poderia interferir de alguma forma no andamento dele.

Por exemplo:

• Crise econômica, aumento do desemprego;
• Consultório odontológico situado em uma sala alugada (o proprietário pode pedir a sala antes do término do contrato);
• Concorrência odontológica desleal.

Finalizada a lista desses 4 pontos do seu consultório, vamos analisar os pontos fortes e fracos dos consultórios ou clínicas que são referências próximas a você.

Liste o que eles possuem de fraquezas e pontos fortes, principalmente os que você não oferece.

PODEMOS SEGUIR EM FRENTE? VOCÊ ESTÁ PRONTO? ENTÃO VAMOS LÁ!

PASSO 2: ONDE QUEREMOS CHEGAR?

Quais as metas em determinado período de tempo (em um mês, um ano, três anos, etc.)? Aqui listaremos todas as nossas metas, e é muito importante que sejam:

• O mais específicas possíveis;
• Alcançáveis (nada de metas inatingíveis, hem!);
• Calculáveis e que tenham data final para serem atingidas.

Ou seja, nada de colocar algo do tipo “quero ter muito dinheiro”. Esta não é uma meta específica, muito menos calculável.

Exemplos:

• Atingir R$20.000,00 de faturamento mensal por equipo até dia 30 de abril;
• Ter mais um equipo até dia 30 de junho;
• Não trabalhar mais nos finais de semana à partir do dia 01 de janeiro;
• Treinar toda equipe até o dia 01 de março. Comprar um apartamento até dia 31 de dezembro.

Não devemos limitar as metas, mas ao mesmo tempo, elas devem serem possíveis de alcançar no curto prazo. Outra coisa, não exagere na quantidade de metas, você pode acabar desanimando por não ter foco!

PASSO 3: COMO PRETENDEMOS CHEGAR LÁ?

Quais recursos precisa e ações imagina para alcançar as metas traçadas? Essa questão é tão importante quanto o planejamento, e mais importante que ter uma ação, é ter uma ação assertiva! Não é mesmo?

Pra mim, ambas caminham lado a lado. Nós nunca teremos pleno sucesso se não soubermos desenvolver apropriadamente bem essas duas questões, pois elas se complementam.

VOCÊ ESTÁ PRONTO PARA AGIR?

Se você seguiu todos os passos até aqui, eu tenho certeza que está!

Pesquisadores afirmam que 100% das pessoas que não terminaram aquilo que começaram não tiveram sucesso na tarefa, fácil de entender né? Então vamos vamos fazer um acordo aqui, desistir não é pra nós! Nós vamos até o fim naquilo que nos propormos a fazer. Sempre!

E COMO CONSEGUIR?

Foco absoluto na finalização daquilo que nos propomos a fazer. Obstáculos e dificuldades irão aparecer, isso é certo! É aí que entra a superação e como seremos lembrados.

MAS AFINAL, COMO CHEGAREMOS LÁ?

Aqui nós vamos anotar quais atitudes e estratégias devemos utilizar para alcançar as metas estipuladas.

DICA 1: Utilize seus pontos fracos e fortes do consultório, citados no passo 1, eles servirão de guia pra você decidir quais ações deve tomar.

DICA 2: Tenha prioridades. Outro ponto importante é você realizar uma escala de prioridades. Aqui você deve pensar da seguinte forma: “O que me trará mais resultados e o que me trará menos resultado?”

Pense com calma nessa questão, porque assim que você tiver essa resposta você saberá como montar a sua escala de prioridade, que pode ser diferente da minha, do seu colega lá no outro consultório. Entende?

Vou te dar um exemplo:

A grana está curta e você precisa investir no consultório, você viu um colega falando que é muito legal encantar o paciente e como é legal ter uma câmera intra-oral no consultório e também está entrando no mundo do marketing, mas no momento você não tem condições de fazer as duas coisas.

E AGORA? O QUE FAZER PRIMEIRO?

Investir R$3.000,00 em uma câmera intra-oral ou investir R$3.000,00 em marketing?

Se pensarmos puramente em encantar o cliente, vamos escolher a câmera, certo? Porém, pensando estrategicamente o marketing (feito corretamente) nos trará os pacientes que desejamos e aumentará nossas receitas. Então o meu conselho é: invista primeiro no Marketing, com o retorno que você terá, reinvista em equipamentos!

Bom, vamos a alguns exemplos de estratégias para atingir as metas.

1) Investir pelo menos X% em marketing externo para captação de novos pacientes. Aqui entra a questão, vou fazer eu mesmo? Eu sei/quero fazer? Se não sei, eu vou fazer um curso ou contratar uma agência? Decida.

Data limite: XX/XX/XX (seja específico!)

2) Vou reformar minha estrutura física, começando pela recepção (primeiro contato do paciente), trocar as poltronas, comprar quadros decorativos, fazer a pintura por uma cor bonita e sofisticada, colocar vasos de flores e um espaço para o café/suco.

Data Limite: XX/XX/XX

3) Padronizar a uniformização de toda equipe. Escolher o uniforme e a cor mais adequada que tenha relação com a identidade visual do consultório.

Data limite: XX/XX/XX

4) Realizar o treinamento da minha secretária e padronização de processos por toda equipe.

Data limite: XX/XX/XX

5) Colocar todos os sistemas de pagamento no consultório. Fazer uma pesquisa em pelo menos X bancos para verificar as taxas dos boletos e conversar com meus principais amigos dentistas que fazem boleto para saber das taxas que eles pagam.

Data limite: XX/XX/XX

6) Definir quem será o responsável pelo financeiro da clínica. Contratar um consultor por um dia na semana ou um auxiliar administrativo para cuidar das questões burocráticas financeiras da clínica que me tomam tempo e energia.

Data limite: XX/XX/XX

7) Realizar o cálculo do custo hora de atendimento do consultório para ter a precipitação confiável e, mais que isso, saber da lucratividade de cada procedimento.

Data limite: XX/XX/XX

8) Comprar uma câmera intra-oral com valor máximo de R$3.500,00 para encantamento dos pacientes, assim como uma TV grande para expor as imagens obtidas pela câmera e transmitidas aos pacientes.

Data limite: XX/XX/XX

Você entende agora a importância de responder corretamente essa frase:

“O que me trará mais resultados e o que me trará menos resultado?”?

Retifico mais uma vez que estes são apenas exemplos e que as suas estratégias vão de acordo com a sua estrutura e metas!

E execução, quando feita lado a lado com o planejamento, é o que vai te possibilitar alcançar resultados!

Eu desejo que esse breve direcionamento lhe oriente em como fazer o seu planejamento estratégico e que com ele você venha a ter muitos resultados. Não desista caso o desânimo venha a bater! Tenha num papel esses três passos feitos (muito bem pensados), se você desanimar, retome, recomece, ajuste as metas, mas não deixe de segui-lo, ele vai te orientar na caminhada de encontro aos resultados!

Eu acredito em você. Acredite também!

E vamos juntos nessa.

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