Gerenciando o meu consultório, por onde começo?

Se você é Dentista ou mesmo um profissional da área da saúde e tem um consultório, COM CERTEZA já se fez essa pergunta ao menos uma vez, não é mesmo? Eu te entendo! E fique tranquilo, essa é a maior preocupação de todo colega, e se não é, deveria ser.

Para que você consiga gerenciar seu consultório você precisa entender que há muitas coisas envolvidas, e apesar de muitas dessas coisas não serem executadas por você mesmo, é você que tem a responsabilidade de orientar, verificar e instruir todos da sua equipe, mesmo que essa equipe seja composta por somente mais 1 pessoa, o que é bem comum para quem tem consultório de apenas 1 cadeira.

Para administrar o seu consultório ou sua clínica odontológica, você deverá atuar tanto no aspecto técnico quanto no gerencial e antes de qualquer coisa você, dentista, deve conhecer os pilares básicos que regem qualquer atividade empresarial, inclusive o seu consultório.

Vou apresentar para você os 4 pilares essenciais dentro do consultório e como realizar esse gerenciamento.

Pilar 1: Atendimento

Com certeza você já está bem familiarizado com este pilar e sabe bem a importância dele dentro do consultório, afinal, os pacientes estão cada vez mais exigentes e precisamos estar em constante melhora para corresponder as expectativas, pois se não há cliente, não há empresa, não há consultório, não há nada, não é verdade?

Além de toda a parte de encantamento do cliente, nós precisamos focar também em ter procedimentos bem definidos de como será cada atendimento, e não estou querendo dizer que devemos padronizar o atendimento, claro que não, isso é praticamente impossível (para não dizer impossível) dentro de um consultório odontológico, você bem sabe, mas podemos sim estabelecer regras que devam ser seguidas desde o momento em que o paciente entra no consultório até sua saída. Tenha protocolos para todas as atividades, além disso te ajudar a não diferenciar o tratamento entre os pacientes, o que é muito desagradável perceber que uma pessoa teve um tratamento melhor que o meu, que recebeu algo e eu não... isso não é legal, isso também te ajuda quando há a necessidade de troca de funcionários e/ou contratação de novos.

Pilar 2: Vendas

Vendas sim! Eu não sei você, mas eu não aprendi isso na faculdade, acredito que a grande maioria também, e é o que “pega” muitos colegas de profissão. Não sei numerar quantas vezes já ouvi “mas Fernanda, eu não sei vender, eu tenho vergonha, eu aprendi a técnica mas não como vender o meu trabalho...” Se você nunca falou isso, com certeza já ouviu de alguém algo parecido, estou certa?

Bom, a venda de serviços odontológicos não se resume apenas a venda do tratamento, a venda se inicia no momento em que um cliente faz o primeiro contato com a clínica, geralmente por uma ligação, uma mensagem do WhatsApp, neste exato momento você já deve estar preparado para vender a clínica, vender uma experiência que de fato traga esse cliente para dentro da clínica e assim tentar vender o tratamento.

Então atente-se a todos os fatores que juntos é o que fará essa pessoa permanecer no seu consultório, na sua clínica, ou ir em busca de algo diferenciado:

• Marketing bem estruturado (saber pra quem está falando, saber como se diferenciar dos demais, saber como oferecer algo além do esperado).
• Atendimento Off-line (recepcionista bem treinada, check-list para cada situação, atendimento rápido, respostas “prontas” para perguntas mais frequentes)
• Atendimento presencial: equipe treinada, com Profissionalismo, postura e aparência
• Estrutura bem cuidada, limpa, aconchegante e com algum diferencial (Wi-fi via Facebook, carregador de celular, decoração, flores)
• Serviço de apoio (café, suco, chá)
• Fortalecimento da marca dentro do consultório
• Agendamento rápido para 1ª consulta, lembrete de consulta (diminuir faltas)
• Conexão com o paciente durante a consulta de avaliação
• Ter um pós venda no mesmo nível da pré venda, entre outras ações...

Pilar 3: Financeiro

Podemos dividir esse pilar em 2:

1. Fluxo de caixa, pagamentos e inadimplência, a pessoa responsável pelo seu setor financeiro deve saber muito bem como administrar essas questões. Compras de materiais de consumo e de tudo que mantém o consultório funcionando diariamente, sempre manter controle de estoque!

2. Definir e cuidar dos indicadores, porque assim você saberá direcionar toda a clínica, então tenha números sempre (atendimentos, faltas, orçamentos realizados, tratamentos iniciados, produção dos doutores...) sem esses dados dificilmente você conseguirá entender quais ações deve mudar e implementar para melhores resultados.

O setor financeiro é um dos pilares mais importantes para administrar uma clínica odontológica, devendo manter o controle de tudo o que ocorre com relação às finanças.

Pilar 4: Marketing

Da mesma maneira que qualquer outra empresa, ao administrar seu consultório ou uma clínica odontológica é necessário dar atenção ao marketing, pois é um dos principais processos para conseguir que a clínica tenha bom desempenho.

Vejo muitos colegas desanimados e desacreditados com ações de Marketing, entretanto, fazendo campanhas sem nenhuma estratégia, sem direcionamento, sem definir público-alvo, persona... com certeza não terá resultado e se tiver, será muito inferior ao real potencial!

Você, dentista empreendedor, deve buscar conhecer seu público-alvo, o que ele procura, o que deseja, onde está com mais frequência, metodologias de pagamentos, os tipos de serviços que podem ser oferecidos e, principalmente, como fazer para que todas as informações necessárias cheguem ao potencial cliente.

O marketing da clínica odontológica tanto pode ser feito pela própria clínica quanto por profissionais contratados especificamente para essa atividade. Se no momento você não tem condições de pagar uma agência para fazer este trabalho, você mesmo pode iniciar o marketing dentro do consultório (para clínicas será mais complicado, mas não impossível), basta se dedicar, estudar, ter uma orientação de como você mesmo pode iniciar essas ações, de como fazer e o que não fazer! Só não pode não fazer nada, ok?!

Administrar uma clínica odontológica, portanto, exige mais que a sua formação técnica. Como profissional, você precisa desenvolver o seu perfil empreendedor e conhecer todas as funções de sua clínica para conseguir retorno financeiro e reconhecimento no mercado, e entenda, sempre que possível, trabalhe com especialista para cada área, por exemplo a financeira, o marketing... eu não acredito que você conseguirá ter resultados excepcionais se tentar ser um faz tudo! Claro que para tudo há o momento e diversas variáveis fazem parte e eu entendo quem precisa trabalhar sozinho no começo, mas não esqueça, com uma equipe os resultados vão além!

Um grande abraço,

E vamos juntos, porque juntos vamos mais longe!